Det är inte ovanligt att jag i mitt arbete som PC-tekniker ser inkorgar som innehåller tusentals olästa e-postmeddelanden. För mig känns det som att det skulle vara oöverskådligt om min inkorg var på det sättet och det behöver det absolut inte vara om man bara har lite disciplin varje gång man kolla e-posten.

Vad har gått fel?

Varför har det då blivit så här illa? Ja det brukar vara en kombination av anledningar. En anledning kan vara att man får så mycket nyhetsbrev att man inte orkar att hantera dem varje gång de dimper in i brevlådan. En annan kan vara att någon server någonstans på webben har blivit hackad och din e-postadress hamnade i någon spamlista. Det betyder dock inte att din e-post har blivit hackad utan bara att den har hamnat i listor för skräppostbombare. När det händer kan du få väldigt mycket skräppost.

Det är du som kör?

Även om man får mycket post i form av nyhets- och säljbrev eller kanske man är lite skräpbombad för tillfället så beror det delvis på dig att det till slut blir för mycket. Det är ditt beteende som orsakar detta. Datorn är en dator och det är du som kör den. Det är du som måste lära skräpfiltret vad som ska sorteras bort. Det är du som måste slänga meddelanden som inte är viktiga och det är du som måste se till att du inte får en massa nyhetsbrev. Du måste aktivt arbeta med din inkorg för att den ska bli trimmad och inte svämma över med en massa nonsens.

Hantera Inkorgen korrekt.

Nyhetsbreven

Som jag sa så är det faktiskt du som är orsaken till att du får en massa nyhetsbrev och säljbrev. När du handlar eller registrera dig på en hemsida så brukar det alltid finnas en liten ”Valfri” klausul som frågar dig om sidan får skicka ut erbjudanden till dig. Har du inte klickat ur denna eller om du har klickat i den själv så kommer du att få en massa mejl från sidan i fråga. Visst det är lite lurigt för den här kryssrutan står ofta i samband med att du ska godkänna villkoren för försäljning men det betyder inte att nyhetsbrevet är ett villkor så den behöver inte vara ikryssad.

Om du redan får en massa nyhetsbrev så kan du åtgärda detta genom att avregistrera dig från utskickslistan. Det gör du genom att skrolla ner längst ner i ett av nyhets- eller säljbrevet, klicka på länken för att avprenumerera eller avregistrera dig. Varje seriöst nyhetsbrev har den här funktionen. Du ska inte rapportera det som spam för det är inte fråga om det även om du blir irriterad på att det kommer många i din inkorg. Som sagt det är ditt eget fel så avsäg dig meddelanden från avsändaren på ett korrekt sätt.

Skräp och Phishing meddelanden

Nu har vi kommit till det verkliga skräpet. En massa lock och pock med lån, sex, bitcoin erbjudande och ”du har blivit hackad” skit. Eftersom det är du som kör datorn måste du träna spamfiltret så att det kan identifiera den här typen av meddelanden. Om du har svårt att avgöra om det är riktiga mejl så kontrollera avsändarens e-postadress. Inte avsändarnamnet för det är lätt att få att se riktigt ut. Det är avsändarens e-postadress som är intressant.

Exempel: Om du får ett e-postmeddelande som utger sig för att vara t.ex. McAfee som är en antivirustillverkare och det säger att din dator är infekterad och e-postadressen är till exempel ”jaghittarpåvirusvarning@gmail.com” eller nått så är det inte korrekt, hade det varit hyfsat rätt skulle det kommit från ”någonting@mcafee.com” eller hur. En annan sak med ett meddelande som detta är att McAfee och inga andra Antivirustillverkare skickar ut virusvarningar via e-post. Om du har McAfee installerat så kommer virusvarningar via programmet i datorn. Har du inte McAfee så vet du ju per automatik att det är ett skitmejl som ska rapporteras.

Rapportera skräp: När du får mejl som dessa ska du rapportera dem som skräp. I Outlook och Googles och de flesta andra webbmail gränssnitt finns det en knapp i verktygsfältet för detta. Det talar om för skräpfiltret att detta mejl och typen av mejl är skräp. När du har gjort det kommer meddelandet att flyttas till skräpmappen och förhoppningsvis fler meddelanden av samma typ när de dimper in i inkorgen. Du kommer säkerligen få ett nytt meddelande i samma stil men lite förändrat men du rapporterar det med så att filtret blir bättre på att identifiera dem. Återigen, du måste vara aktiv.

Filtrera meddelanden: I e-posthanterare och webbmail så finns det oftast en filtreringsfunktion. Den kan väl vara sista utvägen om man får mycket skräp. Man kan göra flera filter där man till exempel filtrerar bort meddelanden med vissa ord i ämnesraden eller att man filtrerar bort e-post från vissa avsändare. Att filtrera på e-postadress brukar inte vara så effektivt då spammare ofta byte avsändaradress.

Filter är inte bara till för att eliminera Spam, det kan användas produktivt också. Till exempel att sortera meddelanden i särskilda mappar beroende på avsändare eller ämne.

Radera, Behåll, Radera!

Hittills har vi talat om hur vi ska får ner antalet mejl i Inkorgen, men det finns ju situationer där man måste få en massa meddelanden från en avsändare men det kanske inte alltid är relevant för dig men du måste ändå få dem. Tänk så här när du kollar din mejl! Du kanske har ett visst antal nya meddelanden i inkorgen varje gång du kollar. För varje meddelande välj om det ska vara kvar eller inte. Om inte släng det direkt, är det viktigt så låt det vara kvar. Håll inte på och spara sådant som inte är viktigt. Tryck på papperskorgen direkt. Så här måste du göras varje gång du läser din mejl, inte en gång per vecka för då är det så mycket skräp att du inte kommer att orka göra det.

Slutord!

Jag blir alltid uppgiven när jag får in serviceärenden av typen ”Kunden uppger att den får mycket skräppost”. Visst jag kan hjälpa kunden att slänga och filtrera lite men det är bara en tillfällig fix. Kunden måste lära sig att själv arbeta aktivt med skräprapportering och avregistreringar. När det gäller till exempel nyhetsbrev har jag ju ingen aning om huruvida kunden faktiskt är intresserad av brevet eller inte. Han/hon har ju faktiskt en prenumeration på det. Hur ska jag veta om det skedde av misstag eller inte? Den bästa lösningen är att man försöker lära sig att hantera sin inkorg själv.