Om du arbetar i ett företag som har Microsoft 365 och använder sig av delade postlådor så kommer du att upptäcka att dessa ligger lite annorlunda i nya Outlook mot vad de gör i Outlook Classic.

Vad är en delad postlåda?

I Exchange och Microsoft 365 kan man skapa e-postlådor som inte bär en Microsoft 365 licens. Det gör man ofta för postlådor som inte är individuella. Företag har nästan alltid e-postlådor som är generella som till exempel Info@, faktura@, order@ eller kanske rekrytering@. Dessa e-postlådor är inte individuella men hanteras av en eller flera personer i ett företag.

Exempel:

Ett företag har 2 anställda. Sune och Alfred. Sune och Alfred har varsin e-postadress sune.alfredsson@… och alfred.sunesson@… Men behöver också en e-postadress för faktura, faktura@…  Alfred är ekonomen i gänget så han ska få alla fakturor. Därför skapas det en så kallad delad e-postlåda för detta. Alfred får rättigheter att hantera denna så när Alfred lägger in sin vanliga alfred.sunesson@… så kommer faktura@… automatiskt att läggas till i Outlook. Sune hanterar alla ordrar i företaget så han behöver en e-postadress order@…. Därför skapas en delad låda med den e-postadressen. Sen får Sune tillgång till den. Alfred hanterar en del ordrar han med så även han får tillgång till den e-postlådan.

Hitta dina delade postlådor i nya Outlook.

I Outlook Classic har varje e-postlåda legat som en egen rubrik i mapplistan till vänster i programmet men i Nya Outlook hittar man delade e-postlådor under huvudkontot i mappen ”Delad med mig”.

I Outlook New känns de delade postlådorna lite otydliga när de ligger anonymt under en mapp under huvudkontot. Tyvärr går inte Inkorgen att sätta som favorit vilket hade gjort e-post hanteringen mera tydlig men det kanske kommer i framtiden. Det ska gå enligt en del trådar som jag har läst men jag får inte upp det alternativet. Som sagt är Nya Outlook ett pågående projekt som utvecklas hela tiden och rätt som det är finns funktionen troligen på plats.