Domenico Loia

När du köper en Mac dator så får du Office sviten iWork med på köpet. I iWork hittar du programmen Pages för ordbehandling, Numbers för kalkyler och Keynote för presentationer. Att använda programmen är faktiskt en ganska trevlig upplevelse. De är enkla att förstå sig på och det går att skapa fina dokument med några enkla drag. Men om du använder iWork i samarbete med kollegor som har Microsoft Word eller något annat Office som t.ex. LibreOffice, måste du tänka dig för när du sparar ditt dokument. Pages sparar sina filer med ändelsen .pages. Den här filtypen är andra office-paket blinda för. Den som inte har Mac och pages och ska öppna en sådan fil kan inte göra det. 

Så här gör du för att ditt dokument ska bli kompatibelt med andra system. 

Om du vill att ditt dokument ska kunna läsas och redigeras av andra:

Då bör du välja ett Word-format på ditt dokument. När du är klar med ditt dokument och vill skicka det till en kollega går du till Arkiv-menyn. Välj Exportera till…och Word. I dialogrutan Exportera till väljer du Word. Under avancerade alternativ kan du välja vilken typ av Word dokument du vill ha. De nyare docx eller det mera bakåtkompatibla doc. Tryck på knappen Nästa för att tala om för programmet var du vill spara ditt dokument. Klicka på knappen Exportera så skapas ett Word-dokument. Nu kan du dela detta dokument med de kollegor som använder Microsoft Office. 

Om du vill skapa en fil som inte ska kunna redigeras av andra:

Har du skapat en Offert vill du kanske inte skicka den som en redigerbar fil till din kund. Då bör du använda dig av filformatet PDF. När du skapar en PDF gör du på nästan samma sätt som när du exporterar till Word. När du är klar med ditt dokument så går du till Arkiv-menyn. Där väljer du Exportera till… och PDF i nästa. När dialogrutan Exportera till dyker upp anger du vilken bildkvalitet du vill ha på PDF filen. Du kan också välja att lösenordsskydda ditt dokument om det är känsligt material. Det betyder att mottagaren måste känna till lösenordet för att kunna öppna dokumentet. I nästa ruta talar du om var du vill spara din PDF. Välj Exportera. Nu ska en PDF fil ha skapats som du kan dela med en kollega eller en kund.